Vi är många som upplever e-posten som ett stressmoment. För varje mail som trillar in ökar tyngden på våra axlar. Vi hänger inte med i tempot och blir gång på gång avbrutna med det vi håller på med för att läsa eller ta itu med ett inkommet mail.
Men oroa dig inte. Nedan hjälps vi åt att tillsammans ta kontroll över vår e-post (med inspiration från Inbox zero-metoden) så att vi i lugn och ro kan arbeta med annat och få fler saker gjorda.
1. Delegera, radera och avsluta prenumerationer
Börja med att ta bort alla mail som inte är intressanta eller relevanta för dig. Se till att avanmäla dig från alla typer av nyhetsbrev och kampanjutskick som du ändå aldrig läser.
För den e-post som inte ska raderas gör du ett snabbt avvägande om du eller någon annan är mest lämpad att besvara mailet. Om någon annan är mer lämpad vidarebefordrar du mailet till den personen. Om du själv ska besvara mailet tar du antingen tag i det direkt (se punkt 2) eller placerar det i en lämplig mapp (se punkt 3) för att ta itu med det senare.
2.Ta tag i snabba ärenden direkt
Försök att svara direkt på de mail som tar mindre än 2 minuter att utföra. Tar det längre tid än 2 minuter att besvara ett mail? Då placerar du det i en lämplig mapp (t ex “Göra nästa vecka”). Alternativt att du skriver upp det på din separata att göra-lista (din inkorg är ingen sådan) och tar itu med det vid ett senare tillfälle.
3. Organisera dina mail
Använd en e-postklient som ger dig möjlighet att färgmarkera och etikettera mail och placera dem i logiska mappstrukturer (t ex “Göra idag” “Göra imorgon” “Göra nästa vecka” “Besvarat”, osv). Det blir lättare att hitta mailen du letar efter och känslan av att ha kontroll över din inkorg hjälper dig att fokusera på annat.
“Inbox zero” kritiserat – vad tycker du om metoden?
“Inbox zero” introducerades redan 2007 under Google Tech Talks av Merlin Mann. Han menar att metoden att kasta, vidarebefordra, svara, skjuta upp eller utföra respektive mail hjälper dig att återfå kontrollen över din e-post och arbeta effektivare. En del kritiker sågar “Inbox zero” och menar att det inte hjälper dig att effektivisera ditt arbete i och med att du blir som besatt av att delegera e-posten istället för att faktiskt besvara eller utföra dess innehåll.
Vad tycker du om “Inbox Zero”-metoden? Har du provat – och är du för eller emot tankesättet? Berätta i kommentarsfältet!
Läs också våra tips för att effektivisera din e-posthantering »
Bilden är lånad från Flickr-användaren Joe the goat farmer.
