Etikettarkiv: effektivisering

Ta kontroll över din e-post med 3 enkla knep

22252716033_5f03116b26_o

Vi är många som upplever e-posten som ett stressmoment. För varje mail som trillar in ökar tyngden på våra axlar. Vi hänger inte med i tempot och blir gång på gång avbrutna med det vi håller på med för att läsa eller ta itu med ett inkommet mail.

Men oroa dig inte. Nedan hjälps vi åt att tillsammans ta kontroll över vår e-post (med inspiration från Inbox zero-metoden) så att vi i lugn och ro kan arbeta med annat och få fler saker gjorda.

1. Delegera, radera och avsluta prenumerationer

Börja med att ta bort alla mail som inte är intressanta eller relevanta för dig. Se till att avanmäla dig från alla typer av nyhetsbrev och kampanjutskick som du ändå aldrig läser.

För den e-post som inte ska raderas gör du ett snabbt avvägande om du eller någon annan är mest lämpad att besvara mailet. Om någon annan är mer lämpad vidarebefordrar du mailet till den personen. Om du själv ska besvara mailet tar du antingen tag i det direkt (se punkt 2) eller placerar det i en lämplig mapp (se punkt 3) för att ta itu med det senare.

2.Ta tag i snabba ärenden direkt

Försök att svara direkt på de mail som tar mindre än 2 minuter att utföra. Tar det längre tid än 2 minuter att besvara ett mail? Då placerar du det i en lämplig mapp (t ex “Göra nästa vecka”). Alternativt att du skriver upp det på din separata att göra-lista (din inkorg är ingen sådan) och tar itu med det vid ett senare tillfälle.

3. Organisera dina mail

Använd en e-postklient som ger dig möjlighet att färgmarkera och etikettera mail och placera dem i logiska mappstrukturer (t ex “Göra idag” “Göra imorgon” “Göra nästa vecka” “Besvarat”, osv). Det blir lättare att hitta mailen du letar efter och känslan av att ha kontroll över din inkorg hjälper dig att fokusera på annat.

“Inbox zero” kritiserat – vad tycker du om metoden?

“Inbox zero” introducerades redan 2007 under Google Tech Talks av Merlin Mann. Han menar att metoden att kasta, vidarebefordra, svara, skjuta upp eller utföra respektive mail hjälper dig att återfå kontrollen över din e-post och arbeta effektivare. En del kritiker sågar “Inbox zero” och menar att det inte hjälper dig att effektivisera ditt arbete i och med att du blir som besatt av att delegera e-posten istället för att faktiskt besvara eller utföra dess innehåll.

Vad tycker du om “Inbox Zero”-metoden? Har du provat – och är du för eller emot tankesättet? Berätta i kommentarsfältet!

Läs också våra tips för att effektivisera din e-posthantering »

Bilden är lånad från Flickr-användaren Joe the goat farmer.

Dela: Facebooktwittergoogle_pluslinkedinmail

Se över dina e-postvanor och spar massor av tid

Man som kollar sin mail på en laptop.

Att skicka e-post är en effektiv metod för att kommunicera med kollegor och vänner. Trots effektiviteten kan just hanteringen av din e-post vara en riktig tidstjuv. Nedan delar vi med oss av 3 tips som hjälper dig att effektivisera dina e-postvanor för att spara massor av tid på t ex jobbet.

1. Låt inte aviseringar störa dig

Stäng av aviseringarna för din e-post för att inte låta dig störas av pop-upsen för inkommande mail. Att kolla inkorgen för ofta stjäl massor av tid, avsätt istället en eller flera bestämda tidpunkter under dagen då du läser och hanterar nyligen inkomna mail.

2. Strukturera upp din inkorg

Lägg till kategorier och undermappar till din inkorg för att kunna dra över dina lästa och besvarade mail till dessa mappar från inkorgen och på så vis få en bättre överblick av vad som finns kvar att göra i mailhögen.

3. Rensa bland mailen när du har tid över

Om du samlat på dig tusentals mail i alla dess former som lagts på hög i din inkorg är ett tips att rensa din inkorg så fort du har tid över. När du väntar på tåget, köar i mataffären, etc. Även om det handlar om 5 mail åt gången är det iallafall en bit på vägen. Försök att också säga upp prenumerationer av utskick som du inte är intresserad av.

Försök att inte känna dig tvingad att hinna med att läsa och agera på varenda mail du tar emot. Sätt upp rimliga, realistiska mål för din e-posthantering, annars blir det bara ännu ett måste som fortsätter att tynga ned dina axlar.

Bonustips för att effektivisera din e-posthantering:

Har du din hemsida hos Loopia men din e-post någon annanstans? Då kan det vara en idé att samla allt under ett och samma tak för smidighetens skull. Ta del av vår guide nedan som hjälper dig att snabbt och enkelt flytta din e-post till Loopia. Flytta din e-post till Loopia »

Du har väl inte missat vår nyhetsbrevstjänst Get a Newsletter som gör det möjligt att snabbt och enkelt skicka nyheter och kampanjmail via e-post till dina kunder? Läs mer om tjänsten och kom igång direkt »

Dela: Facebooktwittergoogle_pluslinkedinmail